Lytt til teksten
a a a
Utskriftsvennlig versjon

Personvernerklæring

I fylkeskommunen er vi opptatt av å behandle personopplysninger på en trygg måte.

Erklæringen gir opplysninger om fylkeskommunens og underliggende virksomheters innsamling og behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningslovens §§ 18-20.

Østfold fylkeskommune, ved fylkesrådmannen, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Behandling av personopplysninger er i personopplysningsloven § 2 definert som: «enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter».

Daglige oppgaver i relasjon til behandling er delegert til de enkelte systemeiere.

 

Innsamling av personopplysninger

Østfold fylkeskommune samler inn og bruker personopplysninger i det daglige. Nedenfor har vi beskrevet de viktigste behandlinger og grunnlaget for disse.

Opplysninger om elever

Grunninformasjonen om søkere til videregående skoler, overføres til fylkesrådmannens inntakskontor fra Vigo, og benyttes i fordeling av skoleplass. Etter inntak overføres informasjon om elever til SAS, og gjøres tilgjengelig for den skolen eleven har fått plass på.

Østfold fylkeskommune registrerer og benytter nødvendig informasjon om elever for å tilrettelegge for administrasjon, rapportering og dokumentasjon av læringsløpet. Som en del av den prosessen, vil data overføres til flere system for å følge opplæringen.

Informasjon som lagres er navn, adresse, telefonnummer, foresatte, klasselister, testresultater, karakterer, fravær og anmerkninger, samt annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen. Når eleven begynner på skolen vil det også bli tatt bilde av vedkommende. Bildet og andre nødvendige skolerelaterte personopplysninger vil bli benyttet for å lage skolekort for elever, samt til skolens IKT-løsninger.

Informasjonen lagres i fylkeskommunens datasystemer, eller i systemer der fylkeskommunen leier tjenester. Personopplysninger av sensitiv art, registreres i egne systemer med utvidet sikkerhet. Tilgang til informasjon om enkeltpersoner er basert på tjenstlig behov.

Bruk av personopplysninger i den videregående skolen er hjemlet i opplæringslova, og i forskrift til opplæringslova.

Opplysninger om ansatte

Østfold fylkeskommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere tilsettingsforhold, lønn, organisatorisk tilhørighet og rolle i henhold til personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f), samt § 9 a), b) og f). 

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet.  Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.

Lagring og sikkerhetskopiering av data

Brukere (ansatte og elever) i Østfold fylkeskommunes, har tilgang til forskjellige lagringsområder. Dette kan være på fylkeskommunens lagringsområder, i Fronter eller Sharepoint.
Brukere er selv ansvarlig for at dokumenter og annet de produserer lagres på rett sted.

 

Personopplysninger skal ikke deles med andre enn dem de er ment for. Hver enkelt er ansvarlig for å innhente tillatelse (samtykke) fra dem det gjelder før slik informasjon deles med andre.

 

Fylkeskommunen sikkerhetskopierer egne lagringsområder. Der fylkeskommunen leier lagring, finnes egne løsninger for sikring av data.
I de tilfeller der informasjon om personer lagres utenfor fylkeskommunens egne systemer, er det opprettet databehandleravtaler med leverandørene, som sikrer at dataene håndteres i henhold til lovverket.

Formidling av data til tredjepart

Fylkeskommunen videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk.

 

I løpet av skoletiden og etter avsluttet videregående opplæring, overføres informasjon om elever til en rekke registre. Eksempler er PAS/PAG (gjennomføring av eksamen), Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk sentralbyrå. 

Nettverkslogger

I henhold til personopplysningsforskriftens § 7 -11, registreres alle tilkoblinger til fylkeskommunens nettverk. Videre registreres all datatrafikk fra alle enheter/virksomheter i en egen logg. Denne informasjonen er kun tilgjengelig for sentrale administratorer av nettverket, og benyttes utover administrasjon og sikkerhetsoppfølging til anonym statistikk over bruk av nettverket.

Logger utleveres til politiet i etterforskingsøyemed.

Alle nettverkslogger slettes regelmessig.

Fagsystemlogger

I henhold til personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningsloven § 8 f), har alle fagsystemer alminnelige sikkerhetslogger aktivert. Dette inkluderer også transaksjonslogger, der dette er aktuelt. Logger benyttes for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Alle logger i fagsystemer slettes regelmessig.

Rett til innsyn og retting

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Østfold fylkeskommune har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av fylkeskommunens systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger fylkeskommunen ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Sletting

Personopplysninger som ikke skal beholdes etter arkivloven, slettes ca 3 måneder etter at elev har avsluttet opplæringen eller ansatt har sluttet.
Dokumenter og annet som lagres på private områder av fylkeskommunens lagringsområder eller på lagringsområder fylkeskommunen leier, slettes tilsvarende ca 3 måneder etter at elev har avsluttet opplæring eller ansatt har sluttet.
Ved dødsfall gjelder de samme rutinene.
Dokumenter og annet som lagres på felles lagringsområder slettes ikke.

Kontakt oss

Har du andre spørsmål om behandling av personopplysninger, kan du henvende deg skriftlig til:
Østfold fylkeskommune, IT-seksjonen
Postboks 220, 1702 Sarpsborg

 

Eller på e-post til: hjelpdesk@ostfoldfk.no
Merk henvendelsen: "PERSONOPPLYSNINGER"

Se Østfold fylkeskommunes informasjonssikkerhetshåndbok.


Sist endret: 17.12.2015